社内コミュニケーションの無駄をなくそう!  3つのコネクション・ストレス対処法

最近起業した友人と話す機会があり、事務作業も全部ひとりでやるのは大変じゃないかと聞いたところ、彼は破顔一笑して言いました。「そんなことないよ。だって社内メールがないんからね。一通もないんだよ!」

 ITマネージャーやプロジェクトマネージャーといったマネジメント職にある方は特に、社内のやりとりやコミュニケーションに膨大な時間を費やしているのではないでしょうか。ITにはガジェットや新しいツールを使いこなすのが得意な方が多いので、24時間オンライン、という方も少なくないと思います。インボックスが膨れ上がる間にも、電話がかかってきたり、スタッフが質問に来たり、Slackで話が進んでいたり… ストレスが溜まるのも当然です。 

パンクしそうな状態で仕事を続けていると、いずれバーンアウトしてしまいます。また、仕事の効率という点からも時間とフォーカスをきっちり決めた方がよいことがわかっています。

そこで今回はコミュニケ―ションの量・頻度が負担になってしまう「コネクション・ストレス」に対処する方法をご紹介したいと思います。一般的にも応用できるアドバイスですので、仕事力アップを目指す方も是非お役立てください。

1. ストレスの原因を突き止める
仕事の状況やストレスの原因は一人ひとり違います。従って、まずは自分がどんな瞬間やシチュエーションにストレスを感じているのかを突き止める必要があります。イラっときたときに、その状況をメモしておきましょう。フラストレーションを感じるのは勤務中ですか?それとも家でリラックスしたいのにスマホに仕事のメールが入ってきたときですか?1週間くらい記録をつけていけば、およその見当がつくはずです。

2. 不要な機能やコミュニケーションを削る
1. の分析に基づいて、ストレスの原因となっているコミュニケーションを改善します。メールの着信通知やカレンダー通知の音に反応してしまって気が散るのなら、通知をオフにしてしまいましょう。Eメールのインボックスも一日中見張っている必要はありません。メールチェックの時間を決めて、例えば出社後・ランチ後・帰宅前の一日3回、というように限定するのが効果的です。また、何かの作業中に電話がかかってきた場合、すぐに対応する必要はありません。後でかけ直すと伝えるか、〇時にかけ直して、と頼めばよいのです。本当に集中したい時は携帯の電源を切ってしまいましょう。どれも単純なことですが、目の前の仕事に集中して取り組めるようになるはずです。

3. 必要なプロセスを見直す
削れずに残った、重要度が高いコミュニケーション・タスクは効率化します。できることなら、人に任せてしまいましょう。自分より上手に、スピーディーにそのタスクをこなせる人がいるなら、あなたがその仕事をやらなければいけない理由はありません。

Boomerangのようなツールも頼りになります。後で対応したいメールを指定した時刻に再送してくれるアプリです。また、2. でお伝えしたメールチェックの時間を決めるテクニックはSMS、Slack、LINEなどにももちろん応用できます。

メールの作成にはテンプレートを活用しましょう。ほとんどのメールソフトでは雛形を作成・保存することができます。どこからでもアクセスできるよう、Google docのようなクラウド上の文書にまとめて保存しておくのも手です。

最後にもう一つ、タイムロスが大きいのは会議や打ち合わせではないでしょうか。会議の初めに議題を明確にすることで、皆が集中できるようになります。1時間かかっていた冗長な会議も50分で終えられるようになるはずですよ。

明日からスマートな「働き方改革」を始めてみませんか?

それでもストレスや負担が減らないという方は是非、一度キャリアについてご相談ください。Morgan McKinleyではITプロフェッショナルのキャリアをサポートしています。ご連絡は下記メールアドレスからどうぞ。

Mieke Aarsman's picture
シニアコンサルタント | IT紹介部門
maarsman@morganmckinley.co.jp

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